Motorclub Zwolle » Communicatieplan MC Zwolle e.o.

Communicatieplan MC Zwolle e.o.

MC Zwolle en Omstreken

Datum: juni 2021

Verbeteren van de eigen zichtbaarheid door communicatie

Document naam Versie nr. 3 Inleiding

Onze vereniging wil al ruim 50 jaar het plezier in het motorrijden bevorderen door het organiseren van toertochten, clubavonden en andere evenementen, waarbij een prettig contact tussen de leden voorop staat.Ook meerdaagse evenementen staan op het programma, zoals het Duitslandweekend. (bron website)

Kernactiviteiten/ doelstellingen

Door de club georganiseerde toertochten/ motorritten

Clubavonden

Overige evenementen zoals klaverjassen, bierproeven etc.

Communicatiebijdrage aan die doelstellingen

Niet alleen onze club maar het verenigingsleven heeft in algemene zin last van erosie. Nieuwe generaties lijken zich minder aangetrokken te voelen door verenigingen. De veelal sportverenigingen die wel bloeien hebben ook last van de tanende bijdrage van vrijwilligers. Dit gaat een beetje op tot een leeftijd van 30 jaar. Daarna staat het gezin steeds meer centraal. Als de kinderen ouder worden dan komt daar ook weer meer ruimte en vrijheid bij om oude hobby’s weer op te pakken. Veel mensen spelen met deze gedachte maar hebben soms een zetje nodig. Een heel herkenbaar fenomeen voor velen. Daar liggen voor ons ook de kansen onze club wat meer doelgericht onder de aandacht te brengen. Voor het levensvatbaar houden van onze club op de langere termijn is dit van groot belang.

Doelgroepen

Onze huidige leden

Bestuur, toercommissie en (Web)redactie

Onze adverteerders

Onze partners zoals KNMV, LOOT en collega-toerclubs

Potentiële clubleden

Beschikbare kanalen

Op dit moment communiceert de club op verschillende manieren naar vooral leden.

Via de mail, het clubblad, de website, Facebook en via WhatsApp. En af en toe de media huis-aan-huisbladen. Al die kanalen zouden theoretisch hun eigen doel moeten hebben. Daar kan overlap inzitten.

Verder zijn er nog andere mogelijkheden maar die vergen meer arbeid en aandacht. LinkedIn is daar een goed voorbeeld van. Dit platform is meer op discussie en het delen van kennis gericht.

Potentiële kanalen

Op dit moment zijn een aantal met name digitale (online) platforms nog onberoerd. Met name Instagram dat zich heel goed leent voor voornamelijk beeldmateriaal (foto’s en korte clips) is een potentieel kanaal. Daarnaast is het oudere maar nog zeer actieve platform Twitter ook nog in potentie geschikt. Met name de media en veel particulieren die het nieuws en actualiteiten volgen zitten daar veel op. Maar ook mensen die persoonlijke verhalen of ervaringen hebben, kennen daar hun eigen scharen volgers.

Samenhang in de communicatie

De veelheid van mogelijkheden en het gebrek aan regie en eenvoudig terug te vinden afspraken maken dat het soms een wirwar is van uitingen. Dat is voor de geadresseerden niet aantrekkelijk. Hieronder een overzicht per kanaal. Er moet gewerkt worden naar twee beheerders per kanaal. Voor de continuïteit en om te sparren.

De website

Er is veel geïnvesteerd in de nieuwe website. De website is een moderne bron waar informatie en communicatie samenkomt. In de afgeschermde omgeving van de website (via wachtwoord) is informatie te vinden alleen voor leden. Dat kan het nieuwsarchief, de foto’s en de routebestanden zijn. Verslagen van routes kun je er vinden, fotoalbums van evenementen en activiteiten van de club en haar leden. Tot slot is de website ook een bron voor potentiële leden die of meer willen weten van de club zelf of vragen hebben over open routes en lidmaatschap. Op onze SocialMedia kanalen zullen we ook blijven verwijzen naar onze website als centraal informatiepunt. In deze nieuwe opzet concurreren het clubblad en de website te veel. Dat vraagt erom keuzes te maken.

Inzet van Social Media

De SocialMedia platforms die we hebben, kunnen we optimaler gebruiken. We kunnen elkaar informeren door tijdens ritten zelf foto’s te plaatsen en het Facebook- of Instagram-account hierin mee te nemen. Taggen heet dat officieel. Facebook zal voor ons het belangrijkste zijn. Daar zitten veel leeftijdsgenoten en onze potentiële nieuwe leden. Over het gebruik gaan we nadere afspraken maken. Hierbij gaan we ook meer aandacht besteden aan de adverteerders en aan het laten groeien van ons bereik.

Het clubblad

In de laatste ALV (2021) is het voorstel gedaan te stoppen met het clubblad. De belangrijkste reden is dat er investeringen in de website zijn gedaan die rechtvaardigen hiervan het centrale informatiekanaal te maken. Het is niet verstandig om clubblad en website naast elkaar te laten bestaan omdat ze elkaar in functie te veel overlappen.

Maandelijkse nieuwsbrief per mail en een jaaroverzicht

Daarvoor in de plaats komt er een maandelijkse nieuwsbrief en een jaarboek/jaaroverzicht waarin we onder andere terugkijken op het voorbije jaar. In de nieuwsbrief kijken we steeds een maand vooruit. Wat zijn onze geplande activiteiten en welk actueel nieuws domineert op dat moment. Met een inleiding van een voorzitter of bestuurslid voelt dat deels als alternatief voor het clubblad.

Onze adverteerders

Door het aanpassen van de communicatiestrategie en het uitbreiden van de communicatiekanalen is het zaak goed te kijken naar de gevolgen; ook voor de adverteerders. Hoe blijven we interessant en zo mogelijk nog interessanter voor de adverteerders? De adverteerders zien zichzelf nu maandelijks terug in het clubblad. Maar als we zeggen dat de website en de social mediaplatformen (zoals Facebook en Instagram) onze nieuwe basis is en dat we stoppen met het clubblad, dan zullen zij daar ook meer “op het podium moeten.

Doel 1: Meer aanbod van content op de website door leden en niet-leden.

Doel 2: Meer interessante publicaties op Facebook en Instagram om zo het aantal volgers te laten toenemen en potentiële leden aan te trekken. En hiermee ook meer exposure voor de adverteerders te realiseren.

Onze eerste actie zal zijn de adverteerders prominenter zichtbaar te maken op onze website. Daarnaast zullen we op Social Media proberen de acties en promoties van onze adverteerders regelmatig onder de aandacht te brengen.

Overzicht inhoud Website en Jaarboek

Voor de website:

  1. Summiere informatie over bestuursleden en leden van de toercommissie
  2. Evenementenkalender
  3. Informatie over komende ritten en evenementen (leden krijgen een mailtje als er nieuwe informatie is geplaatst)
  4. Verslagen en vooral foto’s van ritten en evenementen
  5. Tussenstand van de toercompetitie (geen volledige vermelding van voor- en achternaam)
  6. Algemene informatie over motorfietsen en het motorrijden
  7. Een link naar de websites van alle adverteerders (op een goed zichtbare plek)

Voor het jaarboek:

  1. Contactinformatie over bestuursleden en leden van de toercommissie
  2. Informatie over het ledenbestand en lief & leed
  3. De evenementenkalender
  4. Einduitslag van de toercompetitie van het voorgaande jaar
  5. Verslag van de Algemene Leden Vergadering (ALV)
  6. Algemene informatie over motorrijden
  7. Advertenties

Daarnaast willen we graag ook niet-leden bereiken om ze enthousiast te maken voor onze club. Daarvoor kunnen we gebruik maken van berichten in regionale (digitale) kranten maar ook van Instagram. De laatste is vooral heel geschikt om foto’s en korte filmpjes te verspreiden.

PlatformDoelFrequentieBeheerders
MailfunctieGerichte informatie vanuit of namens het bestuur naar leden en interne communicatie1 à 2 x per maand Bijvoorbeeld met een Nieuwsbrief, zie bladzijde 5Bestuur en Toercommissie
WebsiteBron van basisinformatie van de club zelf. Gericht op voornamelijk de leden en secundair potentiële leden en sponsors. Zichtbaar op de achtergrond de activiteiten, het archief en de statistieken.Minstens 1 x per maand nieuwe informatie op de frontpagina (nieuws)Webredactie
Facebook (hoge prioriteit)Vooral gericht op de externe kant van de club. Eigen leden, volgers aantrekken, leden aantrekken en zichtbaar maken van activiteiten. Reacties monitoren.Actiever gebruik dan tot nu toe. Bij activiteiten en ook tussentijds informatie geven. Andere posts delen van sponsors en netwerk. 1 x per 2 weken en daarnaast de club-activiteiten. Meer dynamiek!Bestuur en TC
WhatsAppInterne communicatie naar de leden vanaf de voorzitter.Indien van toepassing. Ligt gevoelig bij een aantal leden.Voorzitter
InstagramZichtbaar maken van de activiteiten in beeld, real-time, volgers aantrekken en daarmee potentiële clubleden. Reacties monitoren.Bij ritten en andere clubactiviteiten. Gericht op beeld en hashtags.Bestuur en TC
JaarboekTastbaar boekwerk voor leden en adverteerders/sponsors. Uitgebreide contactinformatie over bestuursleden en leden van de toercommissie. Informatie over het ledenbestand en lief & leed. De evenementenkalender. Einduitslag van de toercompetitie van het voorgaande jaar, Algemene informatie over motorrijden Advertenties1 x per Jaar (voorjaar)Redactiecommissie